HubSpotMarketing Hub
18.400 €Màrqueting14 novCas de client · Spend
Què pagues, a qui i quan has de decidir.
Un grup amb diverses empreses ens va trucar perquè no sabia quants contractes de programari tenia ni quan vencien. Vam construir Spend: un únic lloc per controlar cada contracte amb proveïdors i el que costa, perquè cap renovació els agafi per sorpresa.
- Client
- Grup amb diverses societats
- Àrea
- Compres i finances
- Vam lliurar
- Aplicació web a mida
El que els estava costant diners
Els contractes vivien en correus, carpetes compartides i a la memòria de qui els havia signat. Aquestes són les frases que vam sentir a la primera reunió.
“No sabem què tenim contractat ni quant ens costa.”
Cada departament contractava pel seu compte, de vegades a través d'un revenedor. Ningú podia sumar la despesa anual del grup.
“Es va renovar sol i ja no el podíem cancel·lar.”
La data límit per cancel·lar no estava apuntada enlloc. Se n'adonaven quan arribava la factura de l'any següent.
“Les renovacions es decideixen tard i sense ordre.”
No hi havia un responsable clar per contracte ni un moment fix per decidir si continuar, negociar o cancel·lar.
“La informació està repartida entre correus i carpetes.”
El PDF signat en una carpeta, les condicions en un fil de correu i el contacte del proveïdor al mòbil d'algú.
Un lloc per a cada contracte, de la signatura a la renovació
Spend no és un ERP ni una eina genèrica. El vam dissenyar al voltant dels cinc problemes que ens van explicar, en aquest ordre.
El tauler principal
El primer que veu l'equip en entrar: quant es gasta a l'any, quins contractes continuen vigents i quines renovacions arriben els propers mesos. Prova de filtrar per departament o d'afegir un contracte.
Cost anualitzat212.480 €Contractes actius38
Contractes vigents41En renovació6
Cost anualitzat per departament
Total212.480 €
- Tecnologia96.400 €
- Màrqueting54.200 €
- Vendes41.300 €
- Operacions20.580 €
Pipeline de contractes
- En curs (1)
- Propers (4)
- Urgents (1)
octAra
Dia 29
nov
14
des
93131
SemrushGuru
4.200 €Màrqueting9 desAtlassianJira + Confluence
26.300 €Tecnologia31 desSalesforceSales Cloud
41.300 €Vendes31 desgen '27
20
ZendeskSuite Team
12.600 €Operacions20 gen '27feb '27
març '27
2
FigmaOrganization
9.800 €Tecnologia2 març '2701“No sabem què tenim contractat”
Un registre central amb el cost real
Cada contracte guarda proveïdor, producte, empresa del grup, departament, responsable, cost, forma de pagament i condicions, i si es va comprar directament o a través d'un revenedor.
- Cost anual total i per departament al tauler
- Contractes actius i en renovació d'un cop d'ull
- Catàleg de proveïdors SaaS ja carregat, amb els seus logos
Per departament
02“Es va renovar sol”
La data que importa és la de cancel·lar
Spend guarda la data límit per cancel·lar de cada contracte i calcula l'estat a partir de les dates, sense que ningú l'hagi d'actualitzar a mà.
- Actiu, per vèncer (menys de 30 dies), vençut o cancel·lat
- Marca com a risc el que ha vençut sense que ningú decidís
- Línia de temps amb el que venç els propers 12 mesos
Propers 12 mesos
HubSpotnov
Semrushdes
gen
feb
Figmamarç
abr
maig
Slackjuny
jul
ag
Atlassianset
oct
ActiuPer vèncerVençutCancel·lat
03“Les renovacions es decideixen tard”
Un procés de renovació pas a pas
Cada renovació passa pels mateixos passos i té un resum amb els dies que queden, el cost i el responsable. En renovar, el període nou queda enllaçat a l'anterior i es conserva l'historial.
- 1Sense començar
- 2En curs
- 3Renovat o finalitzat
- 4Arxivat
- Proveïdor
- HubSpot · Màrqueting
- Cancel·lar abans de
- 16 dies per cancel·lar
- Cost anual
- 18.400 € / any
- Responsable
- Laura M.
04“Informació repartida”
El contracte, les converses i els contactes junts
El contracte signat s'adjunta en PDF, Word o PowerPoint i es llegeix al navegador. L'equip comenta al mateix contracte i els contactes del proveïdor queden a mà.
- Document signat visible sense descarregar-lo
- Fil de comentaris per contracte
- Registre d'activitat recent
PDF
Contracte_HubSpot_2025.pdfPDF · 14 pàgines
- LMLaura M.
Hem demanat preu per 40 llicències en lloc de 55.
- JPJordi P.
Si no baixa de 15.000 €, cancel·lem abans del 14.
05“Som un grup amb diverses empreses”
Diverses societats, una sola vista
Dins d'una organització hi conviuen diverses societats, cadascuna amb el seu CIF, la seva moneda i els seus departaments. Els administradors editen i conviden usuaris; la resta consulta.
- Societats amb CIF, moneda i departaments propis
- Rols d'administrador i de consulta
- En castellà i anglès
- Grupo Holding S.L.B-12345678 · EUR · 4 departaments
- Filial Iberia S.L.B-87654321 · EUR · 3 departaments
- Group US Inc.EIN 12-3456789 · USD · 2 departaments
Consulta i actualitza contractes parlant amb Claude
Spend es pot fer servir des d'un assistent d'IA com Claude per preguntar què venç aquest trimestre, crear un contracte nou o canviar-ne el responsable, sense obrir l'aplicació.
El teu equip perd diners en alguna cosa semblant?
Contractes, compres, aprovacions o qualsevol procés que depengui de fulls de càlcul i correus. Explica'ns com ho feu avui i et direm què construiríem.
Contactar