HubSpotMarketing Hub
18.400 €Marketing14 novCaso de cliente · Spend
Qué pagas, a quién y cuándo tienes que decidir.
Un grupo con varias empresas nos llamó porque no sabía cuántos contratos de software tenía ni cuándo vencían. Construimos Spend: un único sitio para controlar cada contrato con proveedores y lo que cuesta, para que ninguna renovación les pille por sorpresa.
- Cliente
- Grupo con varias sociedades
- Área
- Compras y finanzas
- Entregamos
- Aplicación web a medida
Lo que les estaba costando dinero
Los contratos vivían en correos, carpetas compartidas y en la memoria de quien los firmó. Estas son las frases que oímos en la primera reunión.
“No sabemos qué tenemos contratado ni cuánto nos cuesta.”
Cada departamento contrataba por su cuenta, a veces a través de un revendedor. Nadie podía sumar el gasto anual del grupo.
“Se nos renovó solo y ya no podíamos cancelarlo.”
La fecha límite para cancelar no estaba apuntada en ningún sitio. Se enteraban cuando llegaba la factura del año siguiente.
“Las renovaciones se deciden tarde y sin orden.”
No había un responsable claro por contrato ni un momento fijo para decidir si seguir, negociar o cancelar.
“La información está repartida entre correos y carpetas.”
El PDF firmado en una carpeta, las condiciones en un hilo de correo y el contacto del proveedor en el móvil de alguien.
Un sitio para cada contrato, de la firma a la renovación
Spend no es un ERP ni una herramienta genérica. Lo diseñamos alrededor de los cinco problemas que nos contaron, en este orden.
El panel principal
Lo primero que ve el equipo al entrar: cuánto se gasta al año, qué contratos siguen vigentes y qué renovaciones vienen en los próximos meses. Prueba a filtrar por departamento o a añadir un contrato.
Coste anualizado212.480 €Contratos activos38
Contratos vigentes41En renovación6
Coste anualizado por departamento
Total212.480 €
- Tecnología96.400 €
- Marketing54.200 €
- Ventas41.300 €
- Operaciones20.580 €
Pipeline de contratos
- En curso (1)
- Próximos (4)
- Urgentes (1)
octActual
Día 29
nov
14
dic
93131
SemrushGuru
4200 €Marketing9 dicAtlassianJira + Confluence
26.300 €Tecnología31 dicSalesforceSales Cloud
41.300 €Ventas31 dicene '27
20
ZendeskSuite Team
12.600 €Operaciones20 ene '27feb '27
mar '27
2
FigmaOrganization
9800 €Tecnología2 mar '2701“No sabemos qué tenemos contratado”
Un registro central con el coste real
Cada contrato guarda proveedor, producto, empresa del grupo, departamento, responsable, coste, forma de pago y condiciones, y si se compró directamente o a través de un revendedor.
- Coste anual total y por departamento en el panel
- Contratos activos y en renovación de un vistazo
- Catálogo de proveedores SaaS ya cargado, con sus logos
Por departamento
02“Se nos renovó solo”
La fecha que importa es la de cancelar
Spend guarda la fecha límite para cancelar de cada contrato y calcula el estado a partir de las fechas, sin que nadie tenga que actualizarlo a mano.
- Activo, por vencer (menos de 30 días), vencido o cancelado
- Marca como riesgo lo que venció sin que nadie decidiera
- Línea de tiempo con lo que vence en los próximos 12 meses
Próximos 12 meses
HubSpotnov
Semrushdic
ene
feb
Figmamar
abr
may
Slackjun
jul
ago
Atlassiansep
oct
ActivoPor vencerVencidoCancelado
03“Las renovaciones se deciden tarde”
Un proceso de renovación paso a paso
Cada renovación pasa por los mismos pasos y tiene un resumen con los días que quedan, el coste y el responsable. Al renovar, el periodo nuevo queda enlazado al anterior y se conserva el historial.
- 1Sin empezar
- 2En curso
- 3Renovado o terminado
- 4Archivado
- Proveedor
- HubSpot · Marketing
- Cancelar antes de
- 16 días para cancelar
- Coste anual
- 18.400 € / año
- Responsable
- Laura M.
04“Información repartida”
El contrato, las conversaciones y los contactos juntos
El contrato firmado se adjunta en PDF, Word o PowerPoint y se lee en el navegador. El equipo comenta en el propio contrato y los contactos del proveedor quedan a mano.
- Documento firmado visible sin descargarlo
- Hilo de comentarios por contrato
- Registro de actividad reciente
PDF
Contrato_HubSpot_2025.pdfPDF · 14 páginas
- LMLaura M.
Pedimos precio por 40 licencias en vez de 55.
- JPJordi P.
Si no baja de 15.000 €, cancelamos antes del 14.
05“Somos un grupo con varias empresas”
Varias sociedades, una sola vista
Dentro de una organización conviven varias sociedades, cada una con su CIF, su moneda y sus departamentos. Los administradores editan e invitan a usuarios; el resto consulta.
- Sociedades con CIF, moneda y departamentos propios
- Roles de administrador y de consulta
- En español e inglés
- Grupo Holding S.L.B-12345678 · EUR · 4 departamentos
- Filial Iberia S.L.B-87654321 · EUR · 3 departamentos
- Group US Inc.EIN 12-3456789 · USD · 2 departamentos
Consulta y actualiza contratos hablando con Claude
Spend se puede usar desde un asistente de IA como Claude para preguntar qué vence este trimestre, crear un contrato nuevo o cambiar su responsable, sin abrir la aplicación.
¿Tu equipo pierde dinero en algo parecido?
Contratos, compras, aprobaciones o cualquier proceso que dependa de hojas de cálculo y correos. Cuéntanos cómo lo hacéis hoy y te decimos qué construiríamos.
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